Hiện nay, chúng ta có rất nhiều công cụ hỗ trợ quản lý công việc, học tập hằng ngày. Notion là một trong những lựa chọn được nhiều người ưu ái nhất. Notion thu hút người dùng bởi khả năng quản lý thời gian và công việc hiệu quả. Không chỉ là giải pháp tiện lợi cho công việc, Notion còn giúp bạn tăng cảm hứng làm việc nhờ vào giao diện sinh động, đẹp mắt cùng thao tác đơn giản, dễ thực hiện.Vậy Notion là gì và có những tính năng nổi bật, sáng giá nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau nhé!
1. Notion là gì?
Notion về cơ bản là một ứng dụng ghi chú đa năng. Cũng giống như Trello, Evernote hay Google Keep, ứng dụng này có thể tích hợp được với nhiều công cụ khác nhau trong cùng một không gian. Tuy nhiên, ứng dụng này lại tối ưu hơn nhiều, nó mang lại nhiều tính năng thông minh như ghi chú, quản lý thời gian, lập kế hoạch, viết blog, nhật ký,…
Notion thân thiện với người dùng như một chiếc sổ tay điện tử cá nhân. Bạn hoàn toàn có thể ghi chép tất cả những thứ liên quan không chỉ tới công việc mà còn cuộc sống như: danh sách chi tiêu, danh sách podcast, những bộ phim hay bạn muốn xem, công thức nấu ăn, những mẩu chuyện truyền cảm hứng,…Notion chính là ứng dụng “All in one” giúp quản lý mọi khía cạnh trong cuộc sống.
Notion được ứng dụng linh hoạt và phù hợp với mọi đối tượng từ học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng cần một ứng dụng hỗ trợ học tập/ công việc đa năng hiệu quả đến các chị em nội trợ cần một app quản lý chi tiêu, công việc và sinh hoạt hằng ngày. Tất cả Notion đều có thể đáp ứng. Đặc biệt đối với các “tín đồ” yếu thích ghi chép sáng tạo thì chắc chắn không thể bỏ qua Notion.
Hiện nay, Notion có 2 phiên phải miễn phí và trả phí. Đối với cá nhân, bạn hoàn toàn có thể sử dụng bản Notion miễn phí. Notion không có giới hạn số lượng “blocks” cũng như bản free cũng có đầy đủ các chức năng cơ bản cho người dùng sử dụng thoải mái và quản lý công việc hiệu quả.
Còn đối với bản trả phí sẽ có thêm nhiều tính năng năng cao, tính năng quản trị và bảo mật dự liệu phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu quản lý nhiều dự án và làm việc team cao hơn.
2. Cấu trúc của Notion
Notion đi theo hướng cho người dùng xếp trang nhỏ nằm trong trang lớn như cách sắp xếp folder trong máy tính. Cấu trúc này giúp mọi thứ được hệ thống và thao tác tìm kiếm đơn giản hơn rất nhiều.
Ví dụ như bạn tạo page ” Kiến thức SEO”, trong page này bạn tạo nhiều page nhỏ hơn như “Content chuẩn SEO”, “Link”, “Tối ưu web”,… Trong page “Link” bạn tạo các page con nhỏ hơn nữa như “Internal link”, “External link”, “Backlink” sau đó thêm nội dung vào những page con này.
Việc lưu trữ theo nhóm như thế này khiến mọi thứ trở nên dễ dàng quản lý, tìm kiếm và truy cập hơn rất nhiều.
3. Những tính năng nổi bật của Notion
- All-in-one: Điểm mạnh lớn nhất của Notion
Có thể nói đây là tính năng nổi bật nhất của Notion. Notion không chỉ là một app ghi chú đơn thuần, đây là một ứng dụng theo dõi, sắp xếp các chi chú, theo dõi tiến độ công việc. Bên cạnh đó, Notion hỗ trợ soạn thảo văn bản vô cùng tối ưu, nó cho phép bạn chèn hình ảnh ở bất cứ đoạn văn bảo nào, tô màu chữ, highlight/tô đậm chữ, chia cột, thiết lập bảng, dàn trang,…Bạn hoàn toàn có thể chèn ngày tháng, chèn file, Youtube hoặc thậm chí là chèn code.
Trước đây, bạn sẽ phải sử dụng cùng lúc rất nhiều app để ghi chú và lưu trữ dữ liệu, thì giờ đây, bạn có thể làm toàn bộ những công việc đó chỉ với duy nhất một ứng dụng Notion.
– Viết ghi chú, Todo list, mục tiêu đặt ra mỗi ngày,…thay thế cho Onenote, Evernote
– Lên thời gian biểu lịch học thay cho Word, Excel
– Lên kế hoạch công việc cụ thể theo ngày/tuần/tháng/năm, lên lịch nhắc nhở sự kiện, deadline công việc thay thế cho Google Calendar
– Quản lý thời gian, tài chính hiệu quả
– Quản lý dự án, phân chia nhiệm vụ thay thế cho Jiva, Trello
– Lưu trữ các bài viết, blog, nhật ký, giáo án,…
– Làm Bullet Journal
Ngược lại hoàn toàn với các ứng dụng quản lý và ghi chú khác có giao diện tối giản, Notion làm hài lòng những người trẻ yêu cái đẹp với giao diện vô cùng xinh xắn. Với mỗi page, Notion cho phép bạn thêm một icon kèm theo một ảnh bìa tự chọn.
Ứng dụng Notion cung cấp cho bạn rất nhiều các Templates đa dạng và đẹp mắt, phù hợp với nhiều lĩnh vực và các mục đích sử dụng khác nhau. Bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa màu sắc, hình ảnh, icon để tạo ra một phong cách riêng cho không gian làm việc của mình. Người dùng Notion có thể thỏa sức sáng tạo, tô điểm cho dự án hay công việc của mình.
- Quản lý dữ liệu dễ dàng
Notion cho phép người dùng lưu trữ tất cả các nội dung và dữ liệu quan trọng. Notion cho phép người dùng có thể tạo được nhiều page, mỗi page bạn còn có thể tạo ra được những page nhỏ hơn và chọn được nhiều định dạng khác nhau phù hợp với công việc như: Text, Table, Timeline, Todo list,…
Tính năng này sẽ giúp bạn sắp xếp và quản lý dữ liệu gọn gàng và logic hơn, dễ dàng cho mục đích tìm kiếm. Ngoài ra, tính năng Bookmark của Notion còn giúp bạn lưu lại những bài viết chưa đọc. Đặc biệt, bạn có thể gắn nhãn, trạng thái, tạo bộ lọc cho dữ liệu. Đây là một tính năng hữu ích khi bạn muốn quản lý công việc của mình.
- Tìm kiếm thông tin nhanh chóng
Bất kể khi nào bạn muốn tìm kiếm một nội dung nào đó trên Notion, chỉ cần sử dụng công cụ Quick Find. Nhập từ khoá vào thanh tìm kiếm, sau đó, kết quả sẽ hiện lên một cách nhanh chóng. Đây cũng là một trong những tính năng được đánh giá cao của ứng dụng này.
- Công cụ làm việc nhóm hiệu quả
Tương tự như Google Docs, Notion cho phép người dùng chia sẻ tài liệu của mình cho người khác và hỗ trợ tính năng đề xuất, thảo luận cho nhiều người dùng. Điểm này giúp các hoạt động nhóm diễn ra năng suất và khoa học hơn rất nhiều.
4. Ưu và nhược điểm của Notion
Ưu điểm:
- Notion có 1 phiên bản hoàn toàn miễn phí cho người dùng cá nhân với những tính năng vượt trội.
- Giao diện đẹp mắt, đơn giản với tông màu đen trắng tổng thể mang lại cảm giác thoải mái cho người dùng. Ứng dụng này đánh vào trải nghiệm cá nhân khi cho phép người dùng được thỏa sức sáng tạo trên không gian làm việc riêng của mình, mang lại nhiều cảm hứng làm việc hơn.
- Đặc tính đồng bộ nhanh là một trong những điểm quan trọng quyết định của Notion. Bất kể bạn đang sử dụng ứng dụng trên một nền tảng nào, chỉ cần một tài khoản thì tất cả các dữ liệu sẽ được đồng bộ hóa nhanh chóng.
Nhược điểm:
Bên cạnh những tính năng nổi bật, Notion vẫn còn một vài hạn chế như:
- Chỉ có thể thực hiện chỉnh sửa online, có kết nối Internet.
- Sử dụng app Notion trên điện thoại chủ yếu để xem, còn soạn thảo nội dung thì rất chậm.
- Trên laptop, Notion được mở trên trình duyệt nên nếu tắt trình duyệt web thì đồng thời cũng tắt đi Notion.
- Khả năng bảo mật các thông tin cá nhân (password, tài khoản ngân hàng,..) chưa cao.
- Notion cho phép viết nội dung tiếng việt tuy nhiên các mục và công cụ trên Notion đều hoàn toàn ở tiếng Anh.
- Một số ứng dụng chưa thể liên kết với Notion. Mục tiền tệ trên app cũng chưa hỗ trợ tiền Việt, gây khó khăn khi bạn muốn quản lý chi tiêu.
5. Tải ứng dụng Notion trên các thiết bị
Hiện ứng dụng Notion đã được hỗ trợ trên tất cả các thiết bị từ điện thoại chạy hệ điều hành iOS, Android và cả máy tính Windows, Macbook. Thao tác tải ứng dụng vô cùng đơn giản, chỉ cần tìm kiếm Notion trên các nền tảng ứng dụng và chỉ mất 5– 15 phút là ứng dụng sẵn sàng để bạn sử dụng.
- Bước 1: Tuy cập vào trang web của Notion tại ĐÂY
- Bước 2: Đăng ký tài khoản bằng email/tài khoản Google
- Bước 3: Chọn plan cho Notion của bạn. Nếu làm việc cho mục đích cá nhân, nhấn chọn “For myself”, dùng cho công việc nhóm nhấn chọn “With my team”
- Bước 4: Chọn “Take me to Notion”
Vậy là bạn đã hoàn thành cài đặt Notion vô cùng dễ dàng và nhanh chóng.
6. Các câu lệnh thường dùng khi sử dụng Notion
Sau đây là những lệnh thường dùng của Notion hỗ trợ cho việc tạo và ghi chú thông tin:
- /h1, /h2, /h3: Tạo các tiêu đề 1,2,3
- /page: Tạo trang mới
- /to = /todo-list: Tạo todolist
- /bu = /bulleted list: Tạo danh sách không có đánh số.
- /nu = /numbered list: Tạo danh sách có đánh số.
- /im = /image: Nhúng ảnh vào (bạn có thể kéo thả bức ảnh, nó sẽ tự upload vào)
- /tog = /toggle list: Tạo danh sách có thể thu gọn lại.
- /div = /divider: Tạo dấu gạch ngang chia các phần với nhau
- /fi = /file: chèn file
Lời kết
Có thể thấy Notion sở hữu rất nhiều điểm sáng khiến công cụ này sẽ còn phổ biến hơn nữa trong tương lai. Mong rằng với những thông tin trên bạn có thể có được một hình dung rõ ràng nhất về ứng dụng hữu ích này. Nếu bạn là một người yêu thích sự sáng tạo, yêu thích cái đẹp và mong muốn tìm được một ứng dụng quản lý đa năng thì Notion chính là sự lựa chọn hàng đầu dành cho bạn.
